Automatisering, nee echt!

Wist jij dat wij hier handmatig facturen in boeken? Vertelde de klant. Twee keer per week haal ik het bakje met facturen leeg, en voer ik deze zelf in het boekhoudpakket. Kan dit ook handiger? Een mooie case voor Deskk.

Het is een interessante vraag; de vraagt bevindt zich in het snijvlak tussen beide applicaties. Tussen de leveranciers was nog niet eerder samengewerkt. Dus een kant-en-klare koppeling was niet voor handen.

Wat is er mogelijk qua export vanuit de bron applicatie? Waar bewaart hij alle informatie? Moeten we de database gaan bevragen? Of nog dieper in het systeem kijken?

De bron applicatie blijkt een Exact exportmogelijkheid te hebben voor journaalposten. Kijk, daar kunnen we wat mee. Exact is niet de applicatie die de klant gebruikt, maar dat hoeft ook niet. De exportmogelijkheid heeft een standaard bestandstype. FMUTA is een veel gebruikt bestandsformaat; de applicatie draagt zorg voor de juiste vulling van het bestand.

Dit heeft absoluut de voorkeur; de interface wordt zelfs door de applicatie leverancier onderhouden. Hierdoor blijft de interface altijd werken (en getest door de leverancier). Nu moeten we gaan onderzoeken waar de journaalposten terecht moeten komen. Welke ingangen, email, bestand locaties, welke database koppeling of interface heeft het doelsysteem?

Na een grondige zoektocht blijkt er door het bedrijf WSOFT een inlees-applicatie aangeboden te worden. De applicatie maakt rechtstreeks verbinding met de database van het doelsysteem en schrijft alle informatie uit het tussenbestand weg. Niet gek. We hebben in de testomgeving de eerste versie van de koppeling aangelegd, maar hebben helaas last van uitval.

Uitval wil zeggen; je biedt 20 bestanden aan, en er worden slechts 10 daadwerkelijk ingelezen. Dit kan komen doordat de informatie buiten de geldende afspraken wordt aangeleverd (dit ligt aan de bron-applicatie), of de doel-applicatie kan de informatie niet juist plaatsen en koppelen. Bijvoorbeeld; het ontbreken van een debiteur zorgt voor uitval.

Wat bij deze implementatie aan het licht kwam, was direct bewijslast dat handwerk invloed heeft. Bij het inladen bleek er verschil te zitten tussen de factuurnotatie. Denk hierbij aan voorloopnullen, de medewerker wist dat ze in de doelapplicatie niet nodig waren, en paste het factuurnummer aan. Heel goed en een prima workaround. Maar het is beter om overal dezelfde factuurnummers te gebruiken. Het gelijktrekken van verschillende notaties zorgt dat de informatie goed tussen de bron- en doelapplicatie stroomt.

Er bleef één verschil zitten in de data overdracht. In overleg met Nic (van WSoft) is er een kleine aanpassing in de inlees-applicatie aangebracht. Het is een extra vertaling (0010 is iets anders dan “0010”). Hiermee hadden we geen uitval meer in de koppeling.

Tijdens de eerste vijf keer inlezen vergeleken we alle waarden op papier; hierna begon het vertrouwen in de applicatie toe te nemen. Hij doet wat hij moet doen.

Inmiddels zijn er een paar duizend facturen ingelezen, en worden er met steekproeven gekeken of de informatie juist is overgenomen. Een stuk handiger, dan handmatig alle informatie overnemen, twee keer per week, twee ochtenden elke week.

Ik vind het geweldig om kostbare werkprocessen te verbeteren door ze te automatiseren. Dit doen we zelf binnen Deskk ook, onze volledige documentenstroom gaat digitaal. We helpen bedrijven graag met zulke oplossingen.

Een Windows-werkplek in je browser? Het kan

Als je zolang in de techniek leeft, dan zit de techniek ook in je. Dit betekent dat je soms dingen moet bouwen, terwijl niemand daarop zit te wachten. Moet je het dan laten? Nee! Doen. Je leert er enorm veel van. Het verbreden van je kennis is belangrijk. We gebruiken gemiddeld maar 10%* van onze hersenen; laten wij gerust nog een stukje pakken om op te vullen met een nieuw experiment.

Wij hebben bij Deskk onlangs een pilot gedaan om onze werkplek beschikbaar te maken in een webbrowser.

Je gaat naar https://werkplek.deskk.nl en logt in; en start jouw applicaties. De url werkt nu niet, en verwees naar een testomgeving. We hebben deze omgeving aan de praat gekregen en getest op verschillende apparaten. Een PC (bijvoorbeeld in een ander bedrijfsnetwerk) met een browser geeft toegang tot je Deskk-omgeving. Sluit de website, en je bent er weer uit.

Het idee dat je Deskk kunt gebruiken op elke browser die je tegenkomt is best grappig. Tegelijkertijd is het open zetten van zo’n website behoorlijk gevaarlijk. Het is technisch leuk dat zo iets kan, maar in praktijk is het niet de eerste optie die wij de klant bieden. We gaan deze functie ook niet standaard aanbieden aan al onze klanten.

Daarbij komt nog bij dat de snelheid heel erg afhankelijk is van de PC en browser. Als je gaat internetten in Deskk in je browser waarmee je op internet zit; dan raak je het doel een beetje kwijt. Ik merkte dat de wisselende snelheid zo werken onbruikbaar maakt om als reguliere werkplek te gebruiken. Bij Deskk wil je snelheid ervaren, en daar is de huidige WebRDP implementatie nog niet voor geschikt.

Natuurlijk laat ik je graag een screenshot zien van de testomgeving; gewoon omdat het kan.

 

 

Voor een snelle Deskk omgeving leveren wij speciale software om oude PC’s om te bouwen naar supersnelle thinclients. Tevens leveren wij onderhoudsvriendelijke thinclients. Deze presteren super goed.

 

*(ik weet dat dit overal op internet als mythe gezien wordt, ik zie het als interessant uitgangspunt)

Op een beurs staan

Heb ik jullie ooit verteld dat ik met mijn eerste zaterdag baan ik op de huishoudbeurs stond in de MartiniPlaza?

Op jonge leeftijd ben ik begonnen als zaterdaghulp in een computerwinkel in Groningen. Ik heb dat jarenlang gedaan en enorm veel geleerd. Ik weet nog goed; op dag 1 begon ik met stickeren van hardware. Alle harddisks werden voorzien van een artikelcode, barcode en garantienummer. Er gingen honderden schijven door mijn handen. Ik dacht: als ik hard werk, kom ik vanzelf toe aan het echte computerwerk. En eigenlijk ging het ook zo. Ik werkte mijzelf op; zonder er zelf bij na te denken. Ik heb allerlei werkzaamheden verricht binnen de winkel. Ik ben jaren verantwoordelijk geweest voor het klaar maken van de occasions. Tweedehands PC’s. Systemen leeg maken, opnieuw installeren, testen, en soms samenstellen uit drie systemen om er weer een vlotte kast van te maken. Ik kreeg mijn eigen hoek binnen de winkel. En op de technische dienst stonden er stapels met oude PC’s van allerlei merken op mij te wachten. Ik groeide door de verschillende rollen, en soorten computers. Waarbij we eerst een 386 computers tweedehands aanboden, tot en met een Pentium III. Het was leuk werk.

In de zomervakantie kon ik veel meer uren maken door de technische dienst te helpen. Allerlei updates, problemen voor klanten oplossen. Leuk! De nieuwbouw van PC’s paste niet zo goed bij mij. Het was te vaak hetzelfde. Ik hou van meer afwisseling. Toen het bedrijf een busje in gebruik nam, laadde ik ’s ochtend een rij met PC’s in, en ging die installeren bij klanten. Nieuwe spullen uitpakken, zorgen dat de spullen aan de draai kwamen. Leuk! Ik kwam nog weleens te laat bij de volgende klant, er waren zo veel vragen te beantwoorden.

Toen kwam de aankondiging; we gaan op de beurs staan. We hebben geen idee wat we gaan doen, we nemen de halve winkel mee, we huren (Trust) een F1 auto met race simulator. En? We zien het wel.

Ik heb drie dagen bij de F1 auto gestaan, en demo na demo na demo na demo gegeven. Stoeltje wisselen, baan kiezen, 4 dingen uitleggen, en laten races. Geluid op 100% lawaai maken, mensen laten genieten. Positief, gezellig en heel erg leuk.

Toen kwam Peter(mijn baas) naar mij toe, en zei: “Ik heb een uitdaging voor je, ik heb een pallet vol met muizen gekocht. Ik wil ze niet mee terug nemen, wil jij eens proberen die aan de man te brengen? Het maakt niet uit wat ze opbrengen, zolang klanten maar met een tasje van ons over de beurs lopen.” Peter was een slimme man.

In de dagen erna heb ik mijn stem verloren, en heel veel muizen verkocht. Ze waren prima, ze hadden een roodlampje aan de onderkant, en hadden een scrollwheel. Geen slecht product, en voor een goede prijs. Ik sprak iedereen aan. Voor een paar euro was je eigenaar was zo’n beestje met staart. Het zou je leven veranderen, had jij nog zo’n ding met een balletje erin? Die werd vies, en moest je schoonmaken. En zo waren er nog veel meer dingen te vertellen, en beleven over een nieuwe muis.

AB Computer service had nog nooit zo veel muizen verkocht, ik was trots – Peter was blij.

Sindsdien heb ik een goed gevoel over beurzen. Tegenwoordig sta ik er zelf. Dit jaar hadden wij nog geen eigen kraam (wij hebben wilde plannen voor volgend jaar). Ik verlies mijn stem, en deel handen vol naamkaartjes uit. Niet alleen de bezoekers van de Promotiedagen zijn leuk om te leren kennen, ook de standhouders zijn zeer interessant. Het is een positieve, gezellige omgeving; waar je je vol energie in moet storten.

Het is leuk om collega’s van het jaar daarvoor tegen te komen, en bij te praten. Hé, ben je daar weer? Hoe gaat het? Goed?

Promotiedagen MartiniPlaza 2017 én 2018 – een groot succes.

Migreren, het blijft spannend

Wat blijft het mooiste moment? De landing van de nieuwe klant op de systemen van Deskk.

We hadden van de vorige migratie veel geleerd, en wederom de gebruikers laten wennen aan de nieuwe wereld. De testplannen lagen klaar, de machines waren getest, de software-versies waren gelijk getrokken. De accounts aangemaakt, de email ingelezen, de internetlijnen veilig geconfigureerd. En er is volop getest.

Wat wil ik eigenlijk zeggen?

Iets wat je vaker doet; komt in je systeem; en maakt je expert. Wees kritisch naar jezelf, en leer van de vorige keren. Wat kon handiger? Een aanname, of een los eindje kan zo’n operatie in gevaar brengen.

Op de avond zelf trapten wij het draaiboek af, iedereen viel in zijn rol. En toch blijft het spannend. En dat is maar goed ook. Een beetje spanning is niet erg. Het geeft extra focus. Dezelfde aandacht die wij eraan besteden, zien wij ook terug bij onze gebruikers. Het zijn hun spullen, wij gaan daar heel precies en voorzichtig mee om.

Zorg daarnaast altijd voor een fallback. Is er een probleem wat niet op te lossen is? De winkel moet open; als je kunt migreren zonder de oude omgeving stuk te maken – altijd doen. Je kunt beter een nieuwe poging ondernemen, dan met een systeem met fouten van start gaan. Reparatie op een nieuw systeem, is starten met een achterstand. We hadden de fallback niet nodig.

Na minimaal één maand gaan wij de klant helpen om de oude omgeving (die bevroren is) op te ruimen. Je weet dan zeker dat je alle informatie hebt meegenomen, en teruggaan is dan überhaupt geen optie meer.

Ook deze migratie is gelukt! De volgende ochtend stonden wij klaar om gebruikers te helpen.

Dit keer was er wel iets aan de hand, dubbelzijdig printen gooide roet in het eten. Hoe kan het dat printen in 2018 nog steeds uitdagingen blijft geven? We losten het op.

Ineens doen we meer dan online werkplekken

Bij Deskk verkopen wij meer dan alleen werkplekken. Hier waren wij zelf nog niet echt achter. Dit hebben wij snel bijgeleerd. In het begin van 2018 hadden wij bij Deskk één product. Een perfect startpunt, waar keihard aan gewerkt is. Maar er is meer, zo als iedereen weet – IT staat nooit stil. Het belangrijkste van Deskk is; IT wat bij je bedrijf past. Heb je geen Oracle databases? Nou, misschien is het een goed idee om daar voorlopig niet aan te beginnen. 

Wat ik eigenlijk wil zeggen is; kies een IT omgeving die bij jouw bedrijf past.

We hebben in het begin van 2018 een bedrijf vrijgemaakt van haar moederbedrijf - tenminste de IT systemen. Het kreeg de keuze om op eigen benen te gaan staan, of flink mee te moeten betalen aan een werkplekmigratie waar ze niet op zaten te wachten.

Deskk heeft de kabels doorgeknipt met het moederbedrijf, en heeft gezorgd dat het bedrijf ‘Cloud only’ is gaan draaien. Wij hebben gekeken naar alle functionele vragen die het bedrijf heeft. Het bedrijf werkt met een aantal laptops, en gebruikt hun IT heel erg licht. Moeten wij dan aan de server, vroegen ze ons?

Het antwoord is: “Nee”. Het bedrijf is volledig ondergebracht in één van de grotere Cloud diensten, en met hun team waarmee ze werken - werkt dat perfect. Deskk heeft geholpen om alle informatie veilig en snel te uploaden naar de Cloud. En heeft de nieuwe emailadressen, en samenwerkingsapplicatie ingericht en uitgerold.

Volledig in de Cloud gaan werken zorgde dat ook de medewerkers van het bedrijf grote stappen moesten zetten. Sommige wensen of gebruiken werkten niet meer zoals je gewend bent. Je gaat in performance eerst echt even achteruit, om daarna te leren en gebruik maken van de nieuwe functies en features die zo’n Cloud omgeving allemaal biedt. Een mens gerichte aanpak was belangrijk. Stap voor stap, met de nodige aantekeningen, leerden de gebruikers de nieuwe functies en gebruiken.

Het was superleuk om een bedrijf te zien omvormen van Office 2003 naar Google Docs.

Dit was wat bij hun past, en Deskk staat klaar om te ondersteunen bij de groei die het bedrijf gaat doormaken.

De beste vraag die de klant kan stellen

We zijn van de kant, we zijn open. We serveren, en worden gebruikt (en eigenlijk al een tijdje). Maanden geleden is onze eerste klant volledig overstapt naar zijn Deskk server. Dit was een geweldige mijlpaal van Deskk. In deze blog vertellen wij hoe het is gegaan.

In 2018 kwamen wij in contact met onze nieuwe klant. De klant had oude ICT-spullen en kon daarmee niet meer vooruit. Het was tijd voor iets nieuws. Na overleg, zagen we een goede match tussen hun verwachtingen en wat Deskk kan bieden. Niet alleen een offerte, maar ook een concept plan van aanpak lag klaar om aan de slag te gaan. Het was de uitdaging voor Deskk om een bedrijfsonderdeel los te trekken van de bestaande oude IT-onderdelen. Stap 1, wat doen jullie, wat hebben jullie nodig, wat kunnen we toevoegen? 

Het was enorm verhelderd om het oude landschap in kaart te brengen, en een nieuwe IT-landschap te gaan vormgeven. Argumenten; het was traag, de server is vol, we liggen eruit – voor al deze veelvoorkomende aandachtspunten hebben wij in dit landschap oplossingen bedacht. Niet alleen IT-dozen, maar ook hun software had de nodige aandacht nodig. Bij Deskk realiseerden wij ons al snel, dat waar de klant echt mee werkt, dat doet ertoe. Dit hebben wij centraal gesteld in deze migratie. Onze basisinfrastructuur was al snel klaar, maar toen begon het echte werk.

We zijn (langer dan verwacht) lang bezig geweest om de bedrijfsapplicaties opnieuw op te bouwen binnen Deskk. De lege Deskk omgeving werd voorzien van het workflowmanagementpakket, het boekhoudpakket, en het magazijnbeheerpakket. Alle applicaties werden geladen, en voorzien van ‘testdata’. Hiermee werd de Deskk omgeving op smaak gebracht, en konden de koppelingen tussen de verschillende pakketten worden uitgewerkt. Omdat we voor sommige pakketten ‘as-is’ migratie deden, moesten we gelijklopen met de versies die nu in de oude productie omgeving waren. We stelden ons zelf als doel; ‘as-is’ over, en daarna gelijk de versies updaten om weer bij te lopen. Dit deden we om versie verschillen te voorkomen; risico vermijden; er zijn al genoeg veranderingen.

Door bij elke applicatiemigratie de gebruikers grondig te laten testen, merkten de gebruikers dat hun vertrouwde software weer werkt, en dat alleen de omgeving ‘nieuw’ was. Doordat er veel momenten waren waarbij ze al flink aan het rond klikken zijn geweest, raakten de gebruikers gewend aan de nieuwe omgeving, en was het niet griezelig meer. Maar snel, hip, en handig. Na een testsessie weer in de oude wereld terecht komen was erg wennen. Zeg Bas, wanneer mogen wij over? Dit is de allerbeste vraag die de klant jou kan stellen.

Op de avond waarbij twee leverancier werkten aan de definitieve migratie, Deskk zorgde voor de laatste synchronisatie, en de gebruikers achter hun pizza zaten – klaar om te testen; trokken wij de doeken van het nieuwe systeem af.

Applicatie 1 werkt; getest, en vergeleken met de oude omgeving – zelfde aantal orders, laatste order identiek. Yes, door met de volgende.

We vieren een klein feestje, ’s nachts maakte Deskk de eerste back-up van de productie omgeving. De volgende ochtend waren we al vroeg bij de klant aanwezig, klaar om alle gebruikers te ondersteunen.

Maar… die waren aan het werk. Alsof er niets gebeurd was. Ja, er was eentje die probeerde op de oude omgeving in te loggen (die stond uitgeschakeld). We waren rustig met een paar restpunten aan de slag, en de winkel was open. 

Geweldig! Meer.