Automatisering, nee echt!

Wist jij dat wij hier handmatig facturen in boeken? Vertelde de klant. Twee keer per week haal ik het bakje met facturen leeg, en voer ik deze zelf in het boekhoudpakket. Kan dit ook handiger? Een mooie case voor Deskk.

Het is een interessante vraag; de vraagt bevindt zich in het snijvlak tussen beide applicaties. Tussen de leveranciers was nog niet eerder samengewerkt. Dus een kant-en-klare koppeling was niet voor handen.

Wat is er mogelijk qua export vanuit de bron applicatie? Waar bewaart hij alle informatie? Moeten we de database gaan bevragen? Of nog dieper in het systeem kijken?

De bron applicatie blijkt een Exact exportmogelijkheid te hebben voor journaalposten. Kijk, daar kunnen we wat mee. Exact is niet de applicatie die de klant gebruikt, maar dat hoeft ook niet. De exportmogelijkheid heeft een standaard bestandstype. FMUTA is een veel gebruikt bestandsformaat; de applicatie draagt zorg voor de juiste vulling van het bestand.

Dit heeft absoluut de voorkeur; de interface wordt zelfs door de applicatie leverancier onderhouden. Hierdoor blijft de interface altijd werken (en getest door de leverancier). Nu moeten we gaan onderzoeken waar de journaalposten terecht moeten komen. Welke ingangen, email, bestand locaties, welke database koppeling of interface heeft het doelsysteem?

Na een grondige zoektocht blijkt er door het bedrijf WSOFT een inlees-applicatie aangeboden te worden. De applicatie maakt rechtstreeks verbinding met de database van het doelsysteem en schrijft alle informatie uit het tussenbestand weg. Niet gek. We hebben in de testomgeving de eerste versie van de koppeling aangelegd, maar hebben helaas last van uitval.

Uitval wil zeggen; je biedt 20 bestanden aan, en er worden slechts 10 daadwerkelijk ingelezen. Dit kan komen doordat de informatie buiten de geldende afspraken wordt aangeleverd (dit ligt aan de bron-applicatie), of de doel-applicatie kan de informatie niet juist plaatsen en koppelen. Bijvoorbeeld; het ontbreken van een debiteur zorgt voor uitval.

Wat bij deze implementatie aan het licht kwam, was direct bewijslast dat handwerk invloed heeft. Bij het inladen bleek er verschil te zitten tussen de factuurnotatie. Denk hierbij aan voorloopnullen, de medewerker wist dat ze in de doelapplicatie niet nodig waren, en paste het factuurnummer aan. Heel goed en een prima workaround. Maar het is beter om overal dezelfde factuurnummers te gebruiken. Het gelijktrekken van verschillende notaties zorgt dat de informatie goed tussen de bron- en doelapplicatie stroomt.

Er bleef één verschil zitten in de data overdracht. In overleg met Nic (van WSoft) is er een kleine aanpassing in de inlees-applicatie aangebracht. Het is een extra vertaling (0010 is iets anders dan “0010”). Hiermee hadden we geen uitval meer in de koppeling.

Tijdens de eerste vijf keer inlezen vergeleken we alle waarden op papier; hierna begon het vertrouwen in de applicatie toe te nemen. Hij doet wat hij moet doen.

Inmiddels zijn er een paar duizend facturen ingelezen, en worden er met steekproeven gekeken of de informatie juist is overgenomen. Een stuk handiger, dan handmatig alle informatie overnemen, twee keer per week, twee ochtenden elke week.

Ik vind het geweldig om kostbare werkprocessen te verbeteren door ze te automatiseren. Dit doen we zelf binnen Deskk ook, onze volledige documentenstroom gaat digitaal. We helpen bedrijven graag met zulke oplossingen.